Wozu die TCO-Analyse eigentlich dient
Abschnitt betitelt „Wozu die TCO-Analyse eigentlich dient“Eine TCO-Analyse ist nicht primär ein Argument zur Kostenreduktion. Sie ist ein Hilfsmittel zur Entscheidungsfindung. Sie dient dazu, alle Kosten — auch die, die aktuell nicht sichtbar sind — sichtbar zu machen, damit ein Vergleich zwischen dem Ist-Zustand und dem Cloud-Sollzustand ehrlich und vollständig ist.
Der häufigste Fehler bei der TCO-Analyse ist, sie als Budgetübung zu behandeln: Vergleich der Rechnung des Cloud-Anbieters mit der Rechnung des aktuellen Hosting-Anbieters. Dieser Vergleich ist fast immer irreführend, da er den Großteil der relevanten Kosten auf der On-Premises-Seite außer Acht lässt.
Die sechzehn Kostenkategorien
Abschnitt betitelt „Die sechzehn Kostenkategorien“Ein vollständiges TCO-Modell deckt sechzehn Kategorien in vier Gruppen ab.
Zu den direkten Infrastrukturkosten gehören Hardwareanschaffung und -abschreibung, Rechenzentrumsfläche (Strom, Kühlung, Platz), Netzwerkinfrastruktur und Speichersysteme. Dies sind die Kosten, die die meisten Unternehmen bereits sehen können — aber selbst hier werden die Vollkosten häufig unterschätzt, da Hardware-Refresh-Zyklen als Investitionsausgaben und nicht als Betriebskosten behandelt werden.
Die Software- und Lizenzkosten umfassen Betriebssystemlizenzen, Virtualisierungslizenzen (VMware, Hyper-V), Datenbanklizenzen, Monitoring- und Management-Tools sowie Backup- und Recovery-Software. Lizenzen sind oft die Kategorie, bei der die größten Überraschungen in Cloud-Migrationsprojekten auftreten: Lizenzen, die einmal gekauft und über viele Jahre amortisiert wurden, erscheinen als große einmalige Kosten, wenn sie ersetzt oder neu verhandelt werden müssen.
Betriebs- und Personalkosten umfassen IT-Betriebspersonal (Systemadministration, Netzwerkbetrieb, Speichermanagement), Kosten für Bereitschaft und Opportunitätskosten für Fachkräfte, die ihre Zeit für Infrastruktur- und nicht für geschäftswertschaffende Tätigkeiten aufwenden. Personalkosten sind in der Regel die größte Einzelkategorie in einem vollständigen TCO-Modell — und diejenige, die in Cloud-Business-Cases am häufigsten weggelassen wird.
Zu den Compliance- und Risikokosten gehören Sicherheitstools und -personal, die Vorbereitung und Durchführung von Compliance-Audits, Versicherungen und die Kosten für die Aufrechterhaltung von Zertifizierungen (ISO 27001, BSI IT-Grundschutz). Diese Kosten sind in der jetzigen Situation häufig nicht sichtbar, weil sie auf mehrere Kostenstellen und Mitarbeitende verteilt sind — aber sie sind real, und Cloud-Plattformen, die Compliance-Funktionen als Managed Service bereitstellen, reduzieren sie erheblich.
Die versteckten Kosten
Abschnitt betitelt „Die versteckten Kosten“Jenseits der sechzehn Standardkategorien gibt es Kosten, die in den meisten TCO-Analysen gänzlich übersehen werden. Ausfallkosten — die finanziellen Auswirkungen von Systemausfällen, berechnet aus dem risikobehafteten Umsatz pro Stunde, multipliziert mit den historischen Verfügbarkeitskennzahlen. Technische Schuldenamortisation — die Kosten für die Instandhaltung einer zunehmend veralteten Infrastruktur, die innerhalb des aktuellen Budgets nicht vollständig modernisiert werden kann. Talentakquise-Prämie — die Kosten für die Einstellung und Bindung von Infrastrukturingenieuren in einem Markt, in dem Cloud-Kenntnisse eine Prämie gegenüber Legacy-Infrastruktur-Kenntnissen aufweisen. Schatten-IT — Kosten für den Kauf von Cloud-Services durch Geschäftseinheiten außerhalb des offiziellen IT-Budgets, da die offizielle IT zu langsam ist, was zu unkontrollierten Cloud-Ausgaben und Sicherheitslücken führt.
Aufbau des Vergleichs
Abschnitt betitelt „Aufbau des Vergleichs“Der Vergleich zwischen On-Premises und Cloud sollte einen Zeitraum von drei Jahren abdecken, da dies der typische Amortisationshorizont von Cloud-Transformationsinvestitionen ist. Sowohl der Ist-Zustand als auch der Cloud-Zielzustand sollten auf Jahresbasis modelliert werden, da die Cloud-Kosten nicht konstant sind: Sie sinken in der Regel mit der Optimierung der reservierten Kapazität, mit dem Rightsizing der Workloads und mit der Reife der FinOps-Praktiken.
Das Ist-Zustandsmodell sollte alle sechzehn Kostenkategorien umfassen, einschließlich derjenigen, die derzeit ausgeblendet sind. Das Cloud-Zielzustandsmodell sollte Anbieterkosten (Compute, Storage, Netzwerk, Managed Services), Migrationsinvestitionen, Personalnachschulungen und den laufenden FinOps-Betrieb umfassen, die Infrastrukturkosten, die stillgelegt werden, jedoch wieder gutschreiben.
Die Migrationsinvestition — die einmaligen Kosten der Transformation selbst — sollte getrennt von den laufenden Kosten dargestellt werden, damit der Vorstand sie als eine Kapitalentscheidung bewerten kann, die sich von der operativen Effizienzverbesserung unterscheidet.